Khi bạn tìm kiếm thông tin về định nghĩa hoặc vai trò của BA, bạn sẽ thấy đầy đủ các thông tin về các khả năng, kỹ năng, lĩnh vực kiến thức và mức độ kinh nghiệm cần thiết. Nhưng ngoài các chức danh được trao cho một BA và tất cả các kỹ năng cứng cần thiết, còn các kỹ năng mềm thì sao?

Điều gì có thể giúp một BA thành công, bất kể bối cảnh kinh doanh cụ thể, công nghệ liên quan, phương pháp dự án đã được thống nhất hay mức độ kinh nghiệm cần thiết? Hãy cùng ITExpert khám phá các hành vi chắc chắn giúp bạn thành công với vai trò này nhé!

1. Quan tâm đến các bên liên quan (stakeholders)

Bạn cần ghi nhớ rằng mỗi dự án là độc nhất. Khi bạn thể hiện sự quan tâm đến bối cảnh và vấn đề của các bên liên quan, bạn mới có thể xây dựng niềm tin và sự tự tin đối với họ.

Các bên liên quan có thể là bất kỳ người nào tham gia vào dự án, trực tiếp hoặc gián tiếp, cho dù đó là khách hàng, khách hàng của khách hàng, nhà thầu phụ, nhà cung cấp hoặc một trong những đồng nghiệp của bạn.

Thông thường, thách thức sẽ là đưa ra các giải pháp khả thi cho những vấn đề đặt ra, nhưng đó luôn là nỗ lực chung với nhiều khía cạnh cần xem xét. Tuy nhiên, nếu bạn có thể tạo nên một bầu không khí tin tưởng thì mọi việc sẽ được thực hiện dễ dàng hơn nhiều.

2. Lắng nghe một cách tích cực và đặt câu hỏi đúng

Quan tâm là bước đầu tiên, nhưng để thực sự hiểu các bên liên quan thì bạn cần phải lắng nghe, diễn giải, điều chỉnh lại và đặt câu hỏi đúng. Việc này thường được thực hiện trong một buổi hội thảo hoặc sàng lọc. Chuyên viên BA được coi là người phiên dịch giữa các chuyên gia kỹ thuật và đại diện doanh nghiệp.

Nếu kỳ vọng của các bên liên quan trở nên quá phức tạp và khó hiểu, bạn cần tóm tắt nó bằng văn bản và yêu cầu xác thực cho cách giải thích của bạn. Bằng cách làm cho mọi thứ rõ ràng và minh bạch, bạn sẽ tránh được những hiểu lầm tiềm ẩn, làm lại, trễ hạn hoặc thậm chí là các vấn đề về ngân sách.

3. Chọn phương tiện giao tiếp phù hợp

Giao tiếp là chìa khóa trong mọi tương tác, cho dù những giao tiếp đó là qua email, trò chuyện, điện thoại hay hội nghị truyền hình. Mỗi phương tiện đều có ưu điểm và nhược điểm, vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng phương tiện nào là phù hợp nhất cho từng loại hình truyền thông. Do đó, các số liệu dưới đây rất quan trọng để bạn xem xét:

– 55% nhận thức của một người (trong bất kỳ giao tiếp nào về cảm xúc và thái độ) dựa trên những gì họ nhìn thấy.
– 38% nhận thức dựa trên ngữ điệu (âm sắc, âm lượng và tốc độ).
– 7% nhận thức dựa trên những từ thực tế được nói.

Những con số này cho thấy cách mọi người hiểu ý nghĩa của việc giao tiếp với người khác và hiểu lầm có thể nảy sinh như thế nào. Bất cứ khi nào có sự khác biệt giữa những gì bạn thấy, những gì bạn nghe và những gì thực sự được nói ra, thì đều có khả năng xảy ra các vấn đề về con người.

4. Phối hợp & đảm bảo theo dõi chặt chẽ

Là một BA, bạn có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ các hành động và theo dõi kết quả của chúng để đảm bảo đạt được tiến độ phù hợp, các bên liên quan được liên kết và có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Bằng cách đó, bạn thể hiện sự tham gia của mình và điều đó làm tăng thêm niềm tin của các bên liên quan.

Xác thực những gì đã được thảo luận hoặc đồng ý là rất quan trọng đối với mọi dự án. Tùy thuộc vào bản chất của dự án, việc xác thực có thể được lặp lại thường xuyên. Trong bất kỳ trường hợp nào, nếu không có xác thực phù hợp (đòi hỏi sự phối hợp và theo dõi các hành động mở) thì dự án được coi là bị trì hoãn, có thể cần phải làm lại – điều này dẫn đến sự thất vọng, và có thể nảy sinh sự thiếu tin tưởng vào nhà phân tích nghiệp vụ.

5. Quản lý các cuộc họp của bạn

Quản lý tốt thời gian là một kỹ năng quan trọng đối với một BA. Thời gian của mọi người đều có giá trị và khi bạn lên lịch họp, mọi người sẽ dành thời gian để nói chuyện với bạn.

Hãy lên kế hoạch trước cho các cuộc họp của bạn (nếu có thể), đảm bảo có một agenda để những người tham gia có thể chuẩn bị sẵn sàng, xác định rõ các ưu tiên của bạn và chỉ định một người tính giờ trong trường hợp các cuộc thảo luận phức tạp có thể ảnh hưởng cho chương trình cuộc họp của bạn. Điều này có nghĩa là một số cuộc thảo luận có thể phải diễn ra bên ngoài cuộc họp tương ứng.

Đối với các cuộc họp định kỳ thì tốt nhất là bạn không nên hủy bỏ chúng. Nếu bạn làm như vậy, các bên liên quan của bạn – những người cũng rất bận rộn – sẽ bắt đầu coi các cuộc họp của bạn ít được ưu tiên hơn. Bạn có thể bị coi là không đáng tin cậy để điều hành cuộc họp.

Tốt hơn hết là luôn giữ các cuộc họp. Ngay cả một cập nhật trạng thái nhanh chóng từ tất cả những người liên quan cũng sẽ làm cho cuộc họp trở nên đáng giá. Nó cũng sẽ duy trì việc giao tiếp cởi mở và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

6. Luôn cập nhật thông tin quản lý của bạn

Không phải mọi bên liên quan đều tham gia hàng ngày vào dự án. Một số chỉ có thể tham gia nếu có sự cố xảy ra. Và khi có sự cố xảy ra, mọi người bắt đầu lo lắng và sẽ đặt ra nhiều câu hỏi. Khi đó, bạn sẽ không có thời gian để xây dựng lòng tin, chỉ ra những gì đã diễn ra tốt đẹp hoặc giải thích những nỗ lực nào đã được thực hiện để giữ cho dự án đi đúng hướng. Bạn nên chuẩn bị để thảo luận về cách đưa dự án trở lại đúng hướng thay vì chuyển sang chế độ phòng thủ.

Vì lý do đó, việc đảm bảo tất cả các bên liên quan của bạn tham gia một cách thường xuyên là một quyết định khôn ngoan. Các cuộc họp không chính thức hoặc kể cả là một buổi uống cà phê cũng có thể đủ để duy trì việc truyền thông cởi mở.

Lời kết

Các kỹ năng mềm trên không phải là tất cả những gì có thể giúp cho công việc BA của bạn trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, khi bạn làm quen với 6 hành vi trên, mọi bên liên quan sẽ sẵn sàng hợp tác với bạn, thực hiện các hành động theo yêu cầu của bạn, dành thời gian cho lịch trình của bạn, lắng nghe bạn và thông báo cho bạn khi cần. Điều này chắc chắn sẽ tạo nên một hành trình thành công và thú vị trong suốt dự án của bạn!