HORENSO là một phương pháp truyền thông nội bộ trong các công ty Nhật Bản. Không chỉ là một phương pháp truyền thông nội bộ khi làm việc nhóm, HORENSO còn là một nét văn hóa đặc trưng của xứ phù tang.

HORENSO là từ viết tắt của 3 từ:

• HO – HOKOKU: Báo cáo
• REN – RENRAKU: Liên lạc
• SO – SOUDAN: Bàn bạc

Bất kỳ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện quy tắc HORENSO. Họ chỉ ra rằng HORENSO chính là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách có hệ thống và hiệu quả nhất.

Là chuyên viên IT BA, bạn sẽ phải làm việc với các đội nhóm và các bên liên quan. Bạn là người đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và nhóm phát triển, vì vậy bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt, truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc và chính xác để tránh việc hiểu sai từ các bên liên quan.

Do đó, bạn cần thực hành HORENSO với các khách hàng và cấp trên trực tiếp của mình, các đồng nghiệp cùng/ khác bộ phận để yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.

Bây giờ, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về 3 thành tố trong quy tắc HORENSO nhé!

1. HOKOKU

HOKOKU hay báo cáo là một nhiệm vụ bắt buộc trong quá trình làm việc. Bạn phải thông báo cho các bên liên quan những thông tin về công việc: khó khăn gặp phải, tiến độ đến đâu,… để có thể đưa ra những biện pháp kịp thời, giảm sự ách tắc công việc. Vậy làm thế nào để báo cáo thông tin một cách chính xác và kịp thời nhất?

Thời điểm báo cáo: nên dựa trên các mục sau

– Khi kết thúc công việc được giao.
– Với những task có deadline dài, nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện task.
– Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong quá trình thực hiện task thì cũng phải báo cáo.
– Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo.
– Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc
– Khi gặp vấn đề.

Phương pháp báo cáo tốt:

– Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước – tin tốt báo sau, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.
– Thông tin báo cáo có chọn lọc và phân tích.
– Có đưa ra giải pháp.
– Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng.
– Có thể báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp, khó hiểu thì chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ,… để miêu tả cho dễ hiểu
– Báo cáo bằng Email.

Phương pháp báo cáo không tốt:

– Ngẫu hứng, thiếu chính xác.
– Ít thông tin.
– Tin tốt báo trước.
– Văn phong thiếu tôn trọng
– Thông tin mang tính thống kê.
– Chỉ hỏi và tham khảo.

2. RENRAKU

Trong HORENSO, RENRAKU hay liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở rằng chúng ta cần cân nhắc khi liên lạc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở cấp trên phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang lu bu quá, hoặc sếp không quan tâm thì phải làm sao? XIN LỖI là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, và nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Phương pháp liên lạc tốt:

– Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc qua miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết.
– Nhanh và kịp thời (realtime).
– Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt)
– Làm liên tục
– Khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo.
– Những việc liên quan tới khẩu hiệu (Motto), cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau… thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Phương pháp liên lạc không tốt:

– Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu.
– Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.
– Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Suy nghĩ nội dung liên lạc và liên lạc trong thời gian bao lâu.
– Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau.
– Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin.
– Chậm, quá lâu mới thực hiện.
– Ít người biết.
– Làm ngẫu hứng.

3. SOUDAN

Nếu RENRAKU giúp chúng ta liên lạc kịp thời để giảm ách tắc công việc thì SOUDAN là giải pháp để giải quyết những vấn đề khó khăn. Trong quá trình làm việc, bất kể lúc nào bạn cảm thấy không chắc chắn với cách làm của mình, thì đi hỏi ý kiến người khác là giải pháp tốt nhất. Đừng tự giải quyết một mình nhé! Hãy luôn lắng nghe ý kiến của mọi người, tiếp nhận những điều mới mẻ để tìm ra phương án tốt nhất!

Phương pháp bàn bạc tốt:

– Đông người, nhiều cá tính, phong cách.
– Ghi nhận các ý kiến.
– Khuyến khích phát biểu.
– Mục đích rõ ràng, mọi người đều nắm bắt được.
– Có quyết định cuối cùng.
– Mọi người đều tuân thủ theo quyết định.

Phương pháp bàn bạc không tốt:

– Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau.
– Không ghi nhận.
– Bác bỏ ngay lập tức.
– Không ai biết mục đích.
– Không ra quyết định cuối cùng.
– Mỗi người làm một hướng.

Nguồn: viblo.asia, hamsa.life

Để có thể áp dụng quy tắc HORENSO vào công việc một cách hiệu quả thì chúng ta cần phải kết hợp cả ba kỹ năng BÁO CÁO – LIÊN LẠC – BÀN BẠC một cách hài hòa và phù hợp. ITExpert hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn hiểu rõ về quy tắc HORENSO và có thể áp dụng vào công việc thực tế của mình!

Đăng ký tham gia ngay khóa IT BA thực chiến của ITExpert tại: Khóa học Phân tích nghiệp vụ chuyên nghiệp (BA) tại Đà Nẵng – ITEXPERT

Đào tạo và cam kết hỗ trợ việc làm sau tốt nghiệp!