Khai thác yêu cầu (Requirement Elicitation) là một trong những giai đoạn phức tạp, dễ xảy ra lỗi, cần nhiều giao tiếp và đầy thử thách nhất của quy trình phát triển phần mềm vì nó đóng vai trò then chốt trong việc xác định ngân sách, ước tính thời gian và phạm vi của dự án.

Hướng dẫn kiến thức cốt lõi Phân tích nghiệp vụ (BABOK) nêu rõ rằng trách nhiệm chính của Nhà phân tích nghiệp vụ là làm cho việc khai thác yêu cầu (requirements elicitation) trở nên đầy đủ và rõ ràng. Việc kết hợp khai thác yêu cầu vào thực tiễn phân tích nghiệp vụ cho phép BA đóng vai trò là cầu nối giữa các nhà phát triển, các bên liên quan và người dùng cuối, từ đó tạo điều kiện cho sự phát triển liền mạch của các ứng dụng có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Các kỹ thuật khai thác yêu cầu (Requirements Elicitation Techniques)

Các yếu tố như hồ sơ khách hàng, cơ cấu tổ chức và loại dự án cần được nhóm BA xem xét trước khi áp dụng kỹ thuật khai thác yêu cầu hoặc kết hợp các kỹ thuật. Có nhiều kỹ thuật khai thác yêu cầu để thu thập thông tin quan trọng từ các SME (Subject-matter expert – tạm dịch: Chuyên gia về chủ đề) và các bên liên quan. Dưới đây là những kỹ thuật phổ biến nhất:

Động não (Brainstorming)

Quá trình khai thác các yêu cầu bắt đầu bằng việc động não (brainstorming). Để tạo điều kiện cho các buổi brainstorming tập trung và hiệu quả, các BA nên thành lập một nhóm gồm đại diện của tất cả các bên liên quan để nắm bắt các ý tưởng mới. Những đề xuất từ các buổi brainstorming cần được ghi lại một cách hợp lý để soạn thảo kế hoạch hành động.

Phân tích tài liệu (Document Analysis)

Trong bước này của quy trình khai thác yêu cầu, các BA sẽ xem xét tài liệu hiện có với mục đích xác định các yêu cầu để thay đổi hoặc cải tiến. Ví dụ về nguồn phân tích tài liệu bao gồm các kế hoạch dự án có sẵn, thông số kỹ thuật hệ thống, tài liệu quy trình, hồ sơ nghiên cứu thị trường, phản hồi của khách hàng, biên bản cuộc họp và hướng dẫn sử dụng. Phân tích tài liệu được thực hiện trước khi lên lịch cho các phiên khai thác yêu cầu chuyên sâu hơn hoặc phỏng vấn các bên liên quan.

Nhóm tập trung (Focus Group)

Trong một nhóm tập trung, các bên liên quan cung cấp phản hồi để tinh chỉnh các quy trình, ý tưởng hoặc giải pháp xuất hiện nhờ các hoạt động khai thác trước đó, chẳng hạn như động não và phân tích tài liệu. Các phản hồi và nhận xét được ghi lại để sử dụng trong các giai đoạn sau của việc khai thác yêu cầu.

Phân tích giao diện (Interface Analysis)

Cốt lõi của phân tích giao diện là ý tưởng giải mã cách các hệ thống bên ngoài và bên trong tương tác với nhau và với người dùng cuối. Điều này cho phép các BA xác định các yêu cầu tiềm năng, phát hiện các hạn chế và xác định các vấn đề về khả năng tương tác giữa phần cứng và hệ thống, giúp đơn giản hóa khối lượng công việc tích hợp và kiểm thử.

Phỏng vấn (Interviews)

Một cách tuyệt vời để trích xuất dữ liệu quan trọng là thông qua các cuộc phỏng vấn. Các BA tham gia vào các cuộc phỏng vấn nhóm hoặc từng người một (trong bối cảnh không chính thức hoặc chính thức) để đưa ra các yêu cầu của dự án thông qua các câu hỏi hướng tới SME, các bên liên quan và người dùng cuối. Bằng cách khám phá các ý kiến ​​khác nhau, các BA sẽ có được kiến thức chuyên sâu về các yêu cầu.

Quan sát (Observation)

Còn được gọi là theo dõi công việc, quan sát là một kỹ thuật khai thác tuyệt vời giúp hiểu các yêu cầu dựa trên các quan sát liên quan đến quy trình và môi trường làm việc của các bên liên quan. Những hiểu biết thực tế về quy trình làm việc thực tiễn sẽ làm cơ sở cho việc sửa đổi và cải tiến. Cách tiếp cận này cho phép các BA gợi ra dữ liệu trong thế giới thực mà các phương pháp khai thác yêu cầu khác không thể nắm bắt được.

Tạo mẫu (Prototyping)

Đây là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của quy trình khai thác yêu cầu, prototyping cho phép chủ doanh nghiệp và người dùng cuối hình dung các mô hình ứng dụng thực tế trước khi chúng được phát triển. Việc tạo nguyên mẫu (prototyping) giúp tạo ra phản hồi sớm và tăng cường sự tham gia của các bên liên quan vào việc đưa ra yêu cầu.

Hội thảo (Workshops)

Đối với các dự án phức tạp và có nhiều bên liên quan, hội thảo là một trong những phương pháp tiết kiệm tài nguyên nhất để khai thác yêu cầu. Các cuộc hội thảo chuyên sâu, tập trung và hiệu quả cao có vai trò quan trọng trong việc đưa tất cả các bên vào cùng một quan điểm. Các sự kiện hội thảo giúp các SME và các bên liên quan cộng tác, giải quyết xung đột và đi đến thỏa thuận.

Khảo sát (Survey)

Khi có nhiều SME và các bên liên quan tham gia vào một dự án, các BA sẽ tiến hành một cuộc khảo sát để khai thác các yêu cầu. Mọi người tham gia đều được phát một bảng câu hỏi để điền vào. Sau đó, các phản hồi sẽ được phân tích để tinh chỉnh các yêu cầu. Khảo sát ít tốn kém hơn so với các kỹ thuật khai thác yêu cầu khác, dễ quản lý và có thể tạo ra cả kết quả định tính và định lượng.

Những lưu ý khi khai thác yêu cầu

Luôn chuẩn bị thật cẩn thận trước mọi hoạt động với các bên liên quan

Để tránh làm tốn thời gian của mọi người vào những cuộc họp vô nghĩa và không đem lại hiệu quả mong muốn, các BA phải luôn cẩn thận và chu đáo trong việc chuẩn bị trước những buổi gặp mặt, trao đổi với các bên liên quan, để vừa có thể lấy được thông tin mà mình muốn, vừa có được thiện cảm trong mắt người khác.

Hãy trình bày trực quan khi cần thiết

Những hình vẽ và biểu đồ có thể giúp mọi người tập trung hơn và dễ hình dung vào những gì bạn trình bày. Việc này giúp cho các bên… đỡ buồn ngủ, đồng thời giúp cho họ hiểu rõ hơn về vấn đề. Vì vậy khi cần thiết, bạn hãy phác thảo, trình chiếu hình vẽ hay biểu đồ để các bên có thể tương tác, thảo luận với nhau một cách dễ dàng.

Lắng nghe, ghi chép cẩn thận và đào sâu vấn đề

Trong quá trình lấy yêu cầu, bạn phải lắng nghe thật sự kỹ càng câu trả lời của các bên liên quan, để tránh bỏ lỡ những thông tin mà họ đã nói ra, từ đó dẫn đến những xung đột trong quá trình thực hiện, làm tốn thời gian và công sức thay đổi.

Ngoài ra, trong quá trình họp với các bên liên quan, chúng ta cũng cần tỉnh táo để phát hiện những lỗ hổng thông tin, để ngay lập tức hỏi lại và xác nhận thông tin, tránh trường hợp bỏ sót cũng như chỉ khai thác được bề nổi thông tin.

Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp là yếu tố then chốt để khai thác yêu cầu

Nếu bạn chỉ là fresher BA, chưa từng làm qua dự án thực tế nào thì hầu như rất khó để lấy yêu cầu một cách ổn nhất – tức là đủ để nhóm phát triển hiểu được vấn đề của khách hàng và thiết kế được giải pháp.

Vì vậy, bạn phải từng làm qua ít nhất một dự án từ đầu đến cuối rồi thì mới mong khai thác yêu cầu một cách ổn nhất.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần khả năng diễn đạt tốt để có thể khai thác yêu cầu một cách hiệu quả. Nếu không, sẽ rất khó để bạn diễn tả cho các bên liên quan điều mà mình muốn nói, hoặc khiến họ hiểu nhầm ý của mình.

Lời kết

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu tổng quan được việc khai thác yêu cầu là gì và nó đóng vai trò như thế nào trong công việc của BA.

Nếu bạn đang tìm một khóa học BA uy tín, chất lượng, hãy tham khảo ngay Khóa học Phân tích nghiệp vụ chuyên nghiệp (BA) của ITExpert!

Nguồn: simplilearn.com, viblo.asia, thinhnotes.com